La carta comercial

La carta comercial es un instrumento que sirve como medio de comunicación entre dos empresas o entre éstas y sus proveedores. Es un documento privado, escrito y formal. Existe una amplia variedad de cartas derivada de los diferentes tipos de actividades comerciales, si bien es verdad que, por lo general, su estructura responde a un esquema rígido. Aún así siempre habrá caracteres que la definan: será más protocolar cuando se trate de realizar una reclamación o un impago y más afectuosa si realizamos una oferta.

Es importante tener en cuenta que la carta comercial representa a la empresa que la envía, por lo que se hace indispensable atenderla con corrección tanto en lo que respecta a la redacción como  a su presentación, pues el documento será un indicador más de profesionalidad de la empresa.

Es importante atender a cada una de las partes que la integran: normalmente la carta comercial se constituye de un encabezamiento que incluye el membrete, la fecha, los datos del destinatario, el asunto y el saludo. A continuación va el cuerpo, es decir, el texto de la carta, el mensaje. La última parte es el cierre, que está formado por la despedida y la firma.

En algunas ocasiones, la carta comercial puede incluir partes adicionales como iniciales de identificación, anexos o adjuntos, copia, número consecutivo de la carta o segunda página.

1.      El Membrete

Identifica a la empresa que envía el documento. Contiene:

-Nombre de la empresa

-Dirección

-Teléfono / fax

-Correo electrónico

Suele incluir el logotipo publicitario.

2.      La fecha

Normalmente contiene la ciudad y la fecha de emisión del documento, separados por una coma y expresados del siguiente modo:

            Madrid, 7 de noviembre de 2014

3.      Datos del Destinatario

La dirección consta de varias líneas y se escriben a espacio sencillo. Incluye el nombre completo de la persona a la que va dirigida, el cargo que ocupa en la empresa y la dirección.

En nombre suele ir precedido por el tratamiento natura: Señor / Señora o el tratamiento académico o profesional: Doctor, Ingeniero, Profesor, etc.

4.      Asunto 

Su uso es prescindible pero es recomendable para facilitar el manejo de archivos.

Debe ser breve y conciso.

Asunto: Oferta fin de año / Invitación a Muestra

5.      El saludo

Apertura de cortesía que precede al texto. Va seguido de dos puntos.

                        Estimado Señor:

Otras formas de saludo habituales: Estimados señores, Estimada Señora Gutierrez, Distinguido Doctor Torres, Apreciado cliente, Distinguidos clientes, Excelentísimo Señor Presidente, Muy señores nuestros, etc.

6.      El texto de la carta

El texto puede ser corto, mediano o largo y generalmente va a estar formado por una introducción, un desarrollo y una conclusión.
Nos podemos servir de fórmulas fijas para hacer referencia al motivo que origina la carta tales como:
En relación/respuesta a su carta (escrito, circular...), El objeto de la presente carta es.., Por la presente deseamos informarles de que.., Sentimos/lamentamos tener que comunicarles que..,Tenemos el gusto/placer de presentares/remitirles.., Con mucho gusto atendemos su petición de...
Se escribe a espacio sencillo salvo cuando el texto es muy breve que utilizaremos el doble espacio. Doble espacio se utilizará siempre entre un párrafo y otro.

Hay que dirigirse al destinatario con la forma de cortesía Usted/Ustedes

El lenguaje tiene que ser refinado pero de fácil lectura y comprensión.

Recordar siempre cuidar la cordialidad y prestar especial atención a la ortografía y la puntuación.

7.      La despedida

La despedida se escribe en un párrafo distinto y suelen utilizarse formas en consonancia con el saludo, del siguiente tipo:

-Cordialmente, Sinceramente o Atentamente.

También podemos utilizar frases como:

-Sin otro particular, reciban un cordial saludo;En espera de sus noticias, reciba un atento saludo; Le saluda atentamente; Quedamos a su disposición por cuanto pueda necesitar, Les quedamos muy agradecidos por su colaboración, etc.

8.      La firma

La persona responsable del mensaje expresado en el texto debe estampar su firma manuscrita.

La firma incluye:

-Rúbrica: manuscrita y encima del nombre

-Nombre del remitente

-Cargo del remitente
Cuando una persona firma en representación o por delegación de otra suele aparecer: P.O. "por orden" o P.A. "por ausencia"

9.      Partes adicionales de una carta comercial

Anexo: Para indicar documentos adjuntos a  la carta como por ejemplo un catálogo o una factura.

Número consecutivo: se utiliza para llevar un orden e identificar el documento facilmente.

Copia: indica si se remite una copia a algún interesado.

            Copia: Director de Relaciones Públicas y Supervisor de Ventas.

Modelos de cartas comerciales